Як відсканувати документ або фото, зробити ксерокопію на принтері: покрокова інструкція

Принтер і сканер є досить поширеними видами офісної техніки. Необхідність в них вкрай велика, адже отксерить документ або відправити інформацію з принтера на ПК буває необхідно практично кожен день, особливо, якщо мова заходить про документообіг. У даній статті ми навчимося користуватися додатковими корисними функціями принтера і сканера — дізнаємося, як оптимально ксерокопіювати документи і сканувати їх.

Моделі, здатні копіювати і сканувати документи

Щоб відксерокопіювати одну копію паспорта або відсканувати документ на комп’ютер, зовсім не обов’язково бігти в найближчий кіоск з вивіскою «ксерокопія-роздруківка», достатньо мати під рукою сучасний пристрій, який вміє копіювати інформацію. На сьогоднішній день досить багато моделей підтримує таку можливість. Принтер давно вже перестав бути пристроєм з обмеженим тільки печаткою функціоналом. Найчастіше сучасне МФУ являє собою не тільки сам принтер, а й сканер, і копіювальний пристрій.

Передавати відскановану інформацію на комп’ютер можуть більшість копіювальних апаратів, в їх числі як струменеві, так і лазерні принтери. На сьогоднішній день питання звучить дещо інакше: які пристрої не можуть робити ксерокопію і відправити відскановану інформацію з принтера на комп’ютер? Найчастіше можливістю роздруківки обмежуються лише найдорожчі моделі друкарської техніки. Будь-який виробник випускає моделі різної цінової категорії і, відповідно, можливостей, про це варто пам’ятати при виборі подібної апаратури. Лінійка продуктів середнього і високого цінового сегмента володіє всім функціоналом.

Щоб дізнатися, чи є в конструкції пристрою сканер і ксерокс, найкраще заглянути в його характеристики. Втім, іноді досить поверхово вивчити корпус. Якщо на верхній частині пристрою є кришка, під якою знаходиться скляна поверхня, то даний прилад має вищеописаними функціями. Принтер, як правило, оснащений тільки лотком-приймачем чистого паперу і роздруковує її вертикально вгору, тоді як в МФУ роздрукована продукція виходить з торця, нижче області сканера.

Важливо: якщо ви не впевнені в можливості пристрою, найкраще буде вивчити його документацію, де детально вказані всі без винятку характеристики. Витративши на вивчення документа кілька хвилин, можна отримати набагато більше інформації, ніж поверхневий огляд самого апарату.

Вчимося використовувати сканер самостійно

Сканування — одна з найчастіших процедур в офісній роботі, стосується це всього: документів, ділової літератури, підшивки статей, фото і т.д. Важко собі уявити підприємство, на якому не знають, що таке скан, і яке не використовує його у своїй повсякденній діяльності.

Будинки в повсякденному житті сканер буває потрібен не менше, тому що допомагає швидко і легко оцифровувати картинки, фотографії та документи, передаючи їх на комп’ютер. Але навіть будучи досить поширеним і звичним приладом, сканер вимагає до себе правильного ставлення. Не варто намагатися використовувати пристрій, не маючи відповідних навичок, це може привести до дорогої поломки.

Підготовка до роботи

Отже, щоб використовувати сканер, необхідно виконати кілька простих дій.

1. Перше, що слід зробити — це перевірити, чи підключений сканер до комп’ютера (ПК або ноутбука). Увага: USB-кабель найчастіше не входить в комплектацію самого пристрою, так що його покупкою слід потурбуватися заздалегідь.
   
2. Далі необхідно включити сам прилад в мережу і натиснути на кнопку харчування на корпусі.
3. Після включення, потрібно вставити в дисковод диск (або флеш-накопичувач) з програмним забезпеченням (драйверами). Зазвичай такий диск або флешка поставляються в пакувальній коробці і є частиною комплекту поставки.
   
4. Якщо диска з якоїсь причини немає, то потрібно пройти на сайт виробника, в вікні пошуку ввести повну назву свого сканера, після чого буде видно список всіх доступних для скачування на комп’ютер драйверів. Вам залишиться вибрати найактуальніший (за датою релізу), завантажити і встановити його, клацнувши по дистрибутива з розширенням ехе подвійним кліком лівої кнопки миші.

Як тільки процес установки драйверів буде завершено, пристрій розпізнається операційною системою. Його завжди можна відшукати у відповідному розділі (принтери та факси і т.д.). Зазвичай ім’ям пристрою служить повне позначення його моделі, включаючи буквений і цифровий індекс. При бажанні назву можна змінити на будь-яке інше через системні настройки.

Після процесу установки драйверів і синхронізації пристрою з системою необхідно визначитися з тим, яке ПЗ ви будете використовувати. Сімейство ОС Windows пропонує програми, вбудовані в них за замовчуванням, але це далеко не єдине рішення. У будь-якому випадку, важливо розуміти, що без спеціалізованої програми, яка буде відповідати за процес сканування, вам не обійтися. Залишається вибрати з числа найбільш популярних: продукція Adobe, лінійка продуктів XnView і не менш відомий VueScan. Зрозуміло, список програм, що дозволяють сканувати, набагато більше, але ті, що наведені вище, є найбільш актуальними.

сканування

Щоб перевірити можливості вашого сканера (і при необхідності налаштувати його), в інтерфейсі будь-який з запущених програм клацніть на параметр «файл». Після того, як він відкриється, відшукайте «імпорт». Якщо в останній гілці є повне найменування вашого пристрою, все в порядку, воно працює справно. Далі потрібно зробити наступне.

1. Обережно відкрити верхню кришку апарату і акуратно (по мітках) покласти на скляну поверхню сам документ. Зображення, яке планується роздрукувати, має бути знизу.
   
2. На самому апараті слід натиснути кнопку «сканування» або «старт» (можливо, спочатку доведеться натиснути першу, потім другу, комбінація відрізняється в залежності від моделі приладу). Деякі моделі (наприклад, НР) мають можливості швидкого старту при натисканні на відповідний пункт в меню.
   
3. Після завершення передачі інформації з принтера (сканера, МФУ) на комп’ютер, на моніторі виникне копія зображення. Використовуючи горизонтальну і вертикальну пунктирні лінії, ви можете задати масштаб вашого документа, відрізати зайве або залишити файл незмінним.
   
4. Як користуватися сканером? Буде найкраще, якщо ви оптимізуєте параметри зображення. Тут не потрібно покрокова інструкція, управління основними параметрами інтуїтивно просто: можна змінити дозвіл (чим воно більше, тим більше місце кінцевий файл буде займати на диску), поекспериментувати з тонами і яскравістю.
5. Файл, з яким ви працювали до теперішнього моменту, являє собою предпросмотровий варіант. Якщо ви підготували його належним чином і залишилися задоволені, натисніть «старт» або «accept».
6. Тепер залишається тільки зберегти отримане зображення. Щоб це зробити, натискаємо «файл», знаходимо пункт «зберегти» або «зберегти як» і вибираємо місце (папку).
   

Після збереження ваше зображення залишається оцифрованих і в будь-який момент буде готове до використання. Його можна відправити поштою, опублікувати на сайті або встановити в якості фонової заставці на робочому столі.

Параметри сканування в режимі тексту або фотографії

Незважаючи на те, що драйвера у всіх виробників відрізняються і не мають однієї універсальної схеми, існує ряд базових налаштувань, які присутні у всіх без винятку апаратах.

Перше, про що варто згадати, це DPI. Цей пункт при роботі з текстом не повинен перебувати в значенні нижче 300 (однаково з принтера або МФУ). Чим він вищий, тим точніше вийде картинка. При високому значенні DPI сканування займе трохи більше часу, зате з більшою ймовірністю текст буде читатися, не доведеться вдаватися до його розпізнаванню. Оптимальне значення 300-400 DPI.